كيفية إنشاء جدول يومي لتنظيم الوقت ونصائح لاستخدامه والالتزام به

هل لاحظت يوماً أنك تجهد نفسك من الصباح حتى المساء ومع ذلك لا تنجز الكثير من المهام؟ حسناً، لابد أن معظمنا مر بهذه التجربة والتي قد تؤثر على تقدمنا وتحفيزنا نحو العمل على أهدافنا المستقبلية وإنجاز مهامنا اليومية. من المهم دائماً أن تحدد مهامك وتعرف أهميتها وأولية كلٍ منها، ولكن من الأهم إنشاء جدول يومي لتنظيم الوقت لإنجازها. وفي مقالنا سنقدم أهم المبادئ التي يحتاجها كل فرد منا باختلاف الأهداف ونمط الحياة لتنظيم الوقت خلال اليوم وكيفية إنجاز كل الأعمال المترتبة علينا في وقتٍ معين.

أهمية  إنشاء جدول يومي لتنظيم الوقت

تكمن أهمية  إنشاء جدول يومي لتنظيم خطة يومية لأعمالك بتوفير الوقت من جهة، وتسهيل إنجاز المهمة من جهة أخرى. فحينما تستيقظ وتجد خطة منظمة بانتظارك، لن تهدر وقتك بالتفكير بمهامك وترتيبها من حيث الأولوية، وإنما ستبذل جهدك وتفكيرك بالعمل والإنجاز فقط. بالتالي ستحصل على أكبر فائدة ممكنة من وقتك من يومك.

وفي التالي سنساعدك على تنظيم جدولك اليومي من خلال 7 نصائح هي الأمثل لنجاح خطتك وتحقيق أهدافك.

1. ترتيب الأولويات

قبل أن تبدأ بوضع الجدول اليومي لتنظيم الوقت، عليك أن تحدد أولوياتك. من الطبيعي أن تختلف الأولويات من شخصٍ لآخر، لكن تحديد أولوية المهام وترتيبها يعدّ من أهم عناصر النجاح. هذا ما يتفق عليه جميع الأشخاص الناجحين لتحقيق جميع أهدافك في الحياة. 

لذا قم بتحديد أولوياتك وأعطِ كل مهمة حقها من الجهد والوقت لتتمكن من تنظيم الوقت عبر إنشاء جدول يومي والالتزام به. فعلى سبيل المثال، إذا كنت طالباً وترغب بالحصول على عمل مؤقت لتحسين دخلك أو تحقيق هدف معين، لابد أن تحظى دروسك بالأولوية من وقتك، ثم يمكنك تخصيص وقتٍ للعمل بما يتناسب مع دراستك. بالتالي تنظيم جدول يومي لساعات الدراسة والعمل والراحة بما يتناسب مع أسلوبك في الحياة.

انظر: إليك أفضل 13 طريقة لزيادة التركيز في العمل ومضاعفة الإنتاجية

2. أهمية الروتين الصباحي

قد يرى البعض أن سر النجاح يكمن عند الاستيقاظ في الرابعة فجراً، ويرى البعض الآخر أنه يمكن للشخص أن يبدع في عمله وينتج المزيد في أي وقتٍ يناسبه. بالطبع لا يمكننا تعميم الوقت المناسب للاستيقاظ أو التوقيت المناسب للعمل بنشاط للجميع، فهي كما الأولويات تختلف ما بين الأشخاص.

لكن ما نعنيه في هذه الخطوة، أن الفترة الصباحية أو فترة نهوضك من السرير هي الفترة الأهم في يومك وهي التي ستحدد مزاج اليوم بكامله. كما يقول بعض الخبراء فإن أول عشرة دقائق من استيقاظك يمكن أن تؤثر على كامل نهارك، لذلك حاول دائماً أن تبدأ أول عشرة دقائق من صباحك بشكلٍ إيجابي.

ابدأ يومك بالتفاؤل وبالتأمل لفترة قصيرة وبوجبة فطور صحية، مما يؤهلك لتكون في أوج نشاطك وتنجز أعمالك ومهامك اليومية بشكل أفضل.

3. تعيين المهمة الرئيسية لكل يوم

في كل مرة تقوم فيها بإنشاء جدول يومي لتنظيم الوقت، سيكون هناك مهمة أساسية يجب إنجازها. بغض النظر عن حضور الفصول الدراسية أو اجتماعات العمل وتفقد البريد الالكتروني. حدد مهمة اليوم الرئيسية في الوقت الأكثر تركيزاً وإنتاجية بالنسبة لك، أي وقت الذروة في العمل.

فإذا كنت شخصاً صباحياً، رتب مهامك على أساس إنجاز المهمة الرئيسية في الصباح. وغالباً ما تتراوح ذروة إنتاجية العمل ما بين 9-11 صباحاً بحسب الخبراء، إلا أنها ليست بقاعدة للجميع ويعود ذلك للشخص وعاداته وطبيعة عمله على أية حال. 

اقرأ: أفضل 5 من فوائد التأمل في تحسين التركيز اليومي

4. تخصيص وقت للأشياء المشتتة للانتباه

جميعنا ننصرف عن مهامنا لا إرادياً بعوامل عديدة مشتتة للانتباه، وبالأخص وسائل التواصل الاجتماعي في وقتنا الحالي. وفعلياً سيكون من الصعب التخلي عنها كلياً.

وبدلاً من السماح لها أن تشكل مصدر إلهاء يدمّر جدولك اليومي، سيكون من الأسهل تخصيص بعض الوقت لها والقيام بجولة سريعة على وسائل التواصل الاجتماعي أو إجراء المحادثات مع الأصدقاء، وما إلى ذلك. هكذا ستتحول لمهمة يمكن إنجازها بوقتٍ مناسب.

5. أهمية الاستراحة في إنشاء جدول يومي لتنظيم الوقت

مهما كانت طبيعة عملك تأكد بأنك لن تستطيع العمل بنفس الإنتاجية لفترة مستمرة من الصباح حتى المساء. ستحتاج دائماً لفترات استراحة. حيث يمكنك أن تستلقي وتسترخي أو أن تمارس المشي أو الركض وغيره.

وقد أُثبت علمياً أن تخصيص استراحاتٍ قصيرة أثناء العمل يجدد النشاط ويزيد الإنتاجية ويحسن من الأداء في العمل. إذ لا يمكن للدماغ البشري أن يخرج بأفكار مبتكرة وإبداعية إلا من خلال منحه الراحة اللازمة ليستعيد نشاطه وطاقته أثناء أوقات العمل.

انظر: 12 طريقة مثبتة علمياً لتعلم أي شيء بشكل أسرع وأكثر ذكاءً

6. تجنب تعدد المهام multitasking

إذا سبق لك وجربت ذلك أو تشعر بأنك قادر على إنجاز مهمتين أو أكثر بنفس الوقت، دعنا نخبرك أنه من الخطأ التفكير بذلك حتى. فقد أثبتت الدراسات أن مجاراة مهمتين في نفس الوقت يتعب الدماغ فعلاً ولن يكون حلاً لإنجاز جميع مهامك بالشكل الصحيح.

إذ لن تستطيع الدماغ البشرية أن تنتقل من مهمة لأخرى بسهولة وبالتالي لن يكون الشخص قادراً على تقديم أفضل ما لديه في المهام. لذلك باعد بين المهام المتشابهة أثناء إنشاء الجدول اليومي وأعط كل مهمة حقها مما يساعدك على إنجازها بأفضل أسلوبٍ ممكن. 

قد يهمك: أهم النصائح والتمارين لتقوية التركيز والانتباه بنسبة 200%

7. استخدم الجداول اليومية الجاهزة

نظراً لمواجهة الكثير من الأشخاص مشاكل يومية في تنظيم أوقاتهم، أصبح لدينا الكثير من جداول يومية لتنظيم الوقت جاهزة ومتاحة بشكلٍ مجاني على الانترنت. ومنها:  

1. جدول Daily To-Do List Template: هذا جدول يومي بسيطة لتظيم الوقت جاهز للاستخدام اليومي. يمكن أن يساعدك على تحديد أولوياتك وإنجاز مهامك خلال فترات زمنية محددة.
   
2. جدول Weekly Goals Template:جرب هذا النموذج المجاني الجاهز لأنّه يتيح لك فرصة تنظيم وترتيب جميع مهامك وأهدافك الأسبوعية قبل أن تبدأ بالعمل بها.
   
3. نموذج Project Template:إذا كنت تسعى لتحقيق هدف معين أو مشروع ما، إذاً هو الجدول اليومي الجاهز المناسب لك، والذي يساعدك على تقسيم الهدف لأجزاء صغيرة وبالتالي تسهيل إنجازها.
   
4. جدول Distraction List:سيساعدك هذا القالب البسيط على التخلّص من كامل الملهيات والمشتتات وتذكيرك بها لاحقاً. إذا ظهر شيء ما في رأسك أثناء عملك ، فاكتبه على هذه الورقة.

انظر: تعلم مهارات جديدة: 10 مهارات مطلوبة يمكنك تعلمها بنفسك عبر الإنترنت

نصائح للالتزام بجدول يومي وتنظيم الوقت

إنشاءك لجدولٍ يومي يختصر عليك نصف الطريق، ويكمن النصف الآخر بالالتزام به. وإليك بعض النصائح التي يمكنك اتباعها لتحقيق ذلك:

1. نظم لنفسك بيئة عمل مناسبة

سيشكل خلق بيئة عمل مناسبة عامل مهم للالتزام بإنجاز مهامك في جدولك اليومي، ويعود ذلك لطبيعة عمل كل شخص على حدى. فإذا كنت تعمل من المنزل، حاول جاهداً أن تخلق جو العمل الخاص بك في الزمان والمكان المناسب بعيداً عن كل ما يمكن أن يصرف انتباهك عن العمل.

2. كن واقعياً في تعيين أهدافك اليومية

اعرف مدى طاقتك على العمل، ومقدار ما يمكنك إنجازه خلال اليوم. وكن واقعياً في تعيين خطواتك اليومية لكيلا تشعر نفسك بالخذلان في حين لم تستطع اتباع مخططك.

3. خذ وقتاً كافياً من الراحة

تجنب توكيل مهمات متتالية لنفسك دون الحصول على فترات من الراحة، فذلك سينعكس سلباً على أدائك وطاقتك في العمل. احرص على تخصيص أوقات راحة ما بين الحين والآخر لمدة تتراوح ما بين 15-20 دقيقة لتستعيد بها نشاطك وانتباهك للعمل. أو يمكنك الاستفادة من بعض الوقت الإضافي إذا احتجت ذلك لإتمام مهمة معينة.

قد يهمك: كيف تقرأ بسرعة؟ 10 خطوات لتحسين قدرتك على القراءة السريعة

أفضل التطبيقات إنشاء جدول يومي وتنظيم الوقت 

يمكنك الاستفادة من التكنولوجيا لمساعدتك في تنظيم وقتك اليومي. ففي الوقت الحالي، الجدولة أسهل من أي وقت مضى، مع وجود عشرات التطبيقات المجانية لجدولة المهام اليومية والمساعدة في تحسين الإنتاجية. من أهم هذه التطبيقات:

1. تطبيق Google Calendar

أداة رائعة وسهلة الاستخدام لتنظيم الوقت خلال اليوم. تطبيق مجاني بالكامل مع ميزات مدهشة. يمكنك عبر تطبيق Google Calendar إضافة أحداث جديدة وإنشاء تذكير بأي حدث ستقوم به لاحقاً وتتبع الوقت ومشاركة جدولك مع الأصدقاء أو الزملاء في العمل. بالإضافة إلى أنّ هذا التطبيق المجاني، مرتبط بشكل وثيق مع العديد من خدمات جوجل Google المجانية الأخرى. 

2. تطبيق Todoist

يعتبر من أفضل تطبيقات إنشاء جدول يومي وتنظيم الوقت المجانية. سهل الاستخدام ويتيح لك إدارة مهامك ومشاركتها مع زملائك في العمل. يمنحك Todoist ملاحظات وإشعارات حول تقدمك اليومي والأسبوعي والشهري، حتى تتمكن من تكوين فكرة أفضل عن مدى إنتاجيتك على مدار الوقت. أيضاً، هناك أرشيف مهام مكتملة سيذكرك بجميع الإنجازات الكبيرة التي حققتها ويحفزك على المضي قدماً.

كما ذكرنا فإن إنشاء جدول يومي لتنظيم الوقت هو الخطوة الأهم لكل شخص أو مشروع ناجح. وإنّ تنظيمه وترتيب أولوياتك من خلاله بشكل صحيح، إلى جانب التزامك باتباع خطواته، سيقودك لتحقيق أهدافك الشخصية والعملية. وسيشكل اتباعه دائماً استثماراً رابحاً لمستقبلك. 

تعرف على مقالات مشابهة عبر قسم تطوير الذات وبناء الشخصية.

هل تبحث عن فرص ووظائف للعمل عن بعد؟ تفقد مقالات قسم العمل عبر الإنترنت.